POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DU GROUPE INDUSTRIELLE ALLIANCE

(LA « POLITIQUE »)

Investia Services Financiers Inc. a adopté la politique de protection des renseignements personnels (PRP) du groupe Industrielle Alliance et s’est engagée à respecter cette politique.

Le groupe Industrielle Alliance est composé de l'Industrielle Alliance, Assurance et services financiers inc. et de ses filiales (« nous »). Ensemble, nous nous sommes engagés à protéger la vie privée de nos clients, employés et mandataires (« vous ») et à assurer la confidentialité des renseignements personnels qui nous sont confiés dans le cadre de nos activités.

Notre politique de protection des renseignements personnels décrit nos normes de collecte, utilisation, communication et conservation de vos renseignements personnels. Notre politique explique également la façon dont nous protégeons vos renseignements personnels et votre droit d'accès à ceux-ci.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Un renseignement personnel est défini comme étant tout renseignement concernant un individu et qui permet de l'identifier, tel que les renseignements sur la situation financière, le mode de vie ou la santé. Sont exclus de cette définition le nom, le poste, l'adresse d'affaires, le numéro de téléphone ou l'adresse de courriel.

Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

FINS DE LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS

Nous devons recueillir des renseignements vous concernant afin de vous fournir des services de haute qualité. La nature et la sensibilité des renseignements que nous recueillons à votre sujet varie en fonction des services que nous vous fournissons et des exigences légales auxquelles nous devons nous conformer (telles que votre numéro d'assurance sociale si un produit choisi génère un revenu de placement).

Les fins pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels sont déterminées avant la collecte ou au moment de celle-ci. Par exemple, des renseignements sont recueillis lorsque vous soumettez une proposition, ouvrez un compte ou présentez une demande d'indemnisation. Recommandée par le comité de déontologie et approuvée par le conseil d'administration de IAASF le 18 février 2011

Les fins pour lesquelles nous recueillons des renseignements sont habituellement pour vous fournir les produits ou services que vous nous avez demandés, confirmer votre identité, prévenir la fraude ou régler les questions concernant la relation qui nous unit.

Si vous avez des questions ou des commentaires concernant les fins pour lesquelles nous recueillons certains renseignements, n'hésitez pas à communiquer avec nous à l'adresse figurant ci-dessous.

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CONSENTEMENT

Lorsque nous recueillons des renseignements personnels à votre sujet, nous obtenons votre consentement afin de les utiliser aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous devons obtenir votre consentement pour utiliser vos renseignements à d'autres fins ou pour recueillir des renseignements additionnels à votre sujet.

En règle générale, nous demandons votre consentement explicite par écrit pour recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels. Lorsqu'il s'agit de renseignements moins sensibles, nous pouvons, dans certaines circonstances, accepter votre consentement verbal. À l'occasion, nous pouvons, selon vos actions ou inaction, présumer que vous nous avez donné votre consentement implicite.

Le consentement doit être donné par vous ou par une personne dûment autorisée tel un tuteur ou mandataire.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles (par exemple, votre droit de retirer votre consentement est nécessairement limité si nous avons besoin de renseignements pour vous consentir un prêt sur la valeur d'une police délivrée par nous). Nous vous informerons des conséquences d'un tel retrait, y compris la possibilité pour nous de ne pouvoir vous fournir un produit ou de traiter une demande. Si vous choisissez de retirer votre consentement, nous l'inscrirons à nos dossiers.

Dans certaines situations, nous devons ou avons l'obligation de recueillir, d'utiliser ou de divulguer des renseignements personnels à votre insu ou sans votre consentement. Cela se produit lorsque, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il est impossible ou difficile d'obtenir un consentement. Lorsque des renseignements sont recueillis pour enquêter sur une possible rupture de contrat, pour la prévention ou la détection de la fraude, ou pour l'application de la loi, le fait d'obtenir le consentement pourrait nuire au but visé par la collecte de renseignements. Dans certains cas, obtenir le consentement peut être impossible ou inopportun si vous êtes mineur, gravement malade ou inapte.

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LIMITATION DE LA COLLECTE, UTILISATION ET COMMUNICATION

Nous limitons la collecte de vos renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins qui vous ont été expliquées.

Nous recueillons les renseignements personnels directement de vous, à moins que vous n'ayez consenti à ce que nous recueillions ces renseignements auprès de tiers ou que la loi nous y autorise.

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Cela signifie que nous ne pouvons pas utiliser vos renseignements personnels à toute autre fin sans votre consentement, à l'exception des mesures prévues par la loi.

Nous ne pouvons divulguer vos renseignements personnels à quiconque sans votre consentement, à l'exception de ce qui pourrait être requis par la loi.

Vos renseignements personnels ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées à y accéder et pour qui cela est nécessaire dans l'exercice de leurs fonctions.

Vous avez le droit de demander à qui vos renseignements ont été communiqués. Ce n'est qu'exceptionnellement et conformément à la loi que nous refuserons de divulguer cette information. Nous tenons des registres exacts des personnes auxquelles nous avons communiqué vos renseignements et les circonstances pour lesquelles vos renseignements ont été communiqués.

Nous échangeons parfois vos renseignements personnels avec des fournisseurs de services ou mandataires afin d'assurer l'administration adéquate de nos produits ou de vous fournir les services que vous nous demandez. Ces fournisseurs de services ou mandataires doivent s'engager à respecter la législation concernant la protection des renseignements personnels avant que tout renseignement personnel leur soit transmis.

Nous pouvons, dans certaines circonstances, utiliser des fournisseurs de services à l'extérieur du Canada, y compris des États-Unis. Nous avons la responsabilité de nous assurer que le fournisseur de services se conforme à notre politique de protection des renseignements personnels et de veiller à ce que leur niveau de protection soit comparable au nôtre. Si vous avez des questions concernant la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels à l'extérieur du Canada, veuillez vous adresser au responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse indiquée ci-dessous.

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CONSERVATION

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous devons détruire ces renseignements conformément à la loi et à notre politique de conservation des dossiers. Lorsque nous détruisons vos renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu'aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.

LISTE DE CLIENTS

Une liste de clients (nom, adresse et numéro de téléphone) peut être constituée et partagée avec d'autres sociétés membres du groupe Industrielle Alliance. Cette liste nous permettra de mieux vous servir en vous offrant des produits et services qui conviennent à vos besoins. Vous pouvez demander que votre nom soit retiré de cette liste en écrivant au responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse indiquée ci-dessous.

Nous ne vendons pas nos listes de clients à des tiers.

EXACTITUDE

Nous mettons tout en oeuvre pour nous assurer que vos renseignements personnels sont aussi exacts et complets que l'exigent les fins auxquelles ils sont recueillis, utilisés ou communiqués.

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RESPONSABILITÉ

Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous avons en notre possession ou qui sont sous notre garde, y compris les renseignements que nous confions à des tiers aux fins de traitement. Nous exigeons de ces tiers qu'ils conservent ces renseignements selon des normes strictes de confidentialité et de sécurité.

Nous adhérons aux principes énoncées par la loi et aux règles que nous avons mises en places pour la protection de votre vie privée. Ces règles sont énoncées dans la présente politique de protection des renseignements personnels, le code de conduite professionnelle (qui s'applique aux administrateurs, dirigeants et employés), le code de saines pratiques commerciales (qui s'applique aux représentants et courtiers) de même que les lignes directrices de l'industrie des assurances et les autres lois applicables.

Notre personnel est renseigné et adéquatement formé sur nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

MESURES DE SÉCURITÉ

Nous avons mis en place et continuons à élaborer des mesures de sécurité rigoureuses afin que vos renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre toute consultation, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.

Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles que le recours aux attestations de sécurité et l'accès restreint à ce qui est nécessaire; des mesures physiques (cartes d'accès aux bureaux pour les employés, enregistrement des visiteurs et cartes d'identité, sauvegarde et archivage des données au moyen d'un système externe, etc.); et mesures technologiques comme l'utilisation de mots de passe et de chiffrement (changement fréquent de mots de passe, utilisation de pare-feu et opérateurs à accès segmenté, etc.).

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DEMANDE D'ACCÈS À L'INFORMATION ET RECTIFICATION

Vous avez le droit de savoir si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et de consulter ces renseignements. Vous avez également le droit de demander la façon dont nous avons recueilli vos renseignements personnels, comment nous les avons utilisés et à qui ils auraient pu être communiqués.

Ces renseignements vous seront fournis dans un délai raisonnable à partir du jour où nous aurons reçu votre demande écrite. Nous pouvons exiger des frais raisonnables pour traiter votre demande.

Dans certains cas précis, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements demandés. Les exceptions à votre droit d'accès se traduisent notamment par le fait qu'il serait extrêmement coûteux de fournir les renseignements demandés, ces renseignements font référence à d'autres personnes, ces renseignements ne peuvent être divulgués pour des raisons légales, de sécurité ou de propriété commerciale, ces renseignements ont été obtenus dans le cadre d'une enquête sur une possible rupture de contrat ou pour prévenir ou détecter une fraude ou encore que ces renseignements sont protégés par le privilège du secret professionnel de l'avocat ou le privilège relatif à un litige.

Lorsque nous détenons des renseignements médicaux vous concernant, il est possible que nous refusions de vous les communiquer directement et demander à ce qu'ils soient transmis à un professionnel de la santé que vous aurez désigné pour vous les communiquer.

Vous pouvez vérifier l'exactitude et l'intégralité de vos renseignements personnels et, le cas échéant, en demander la rectification. Nous répondrons à toute demande de rectification dans un délai raisonnable.

Toute demande d'accès à l'information ou demande de rectification doit être transmise à l'adresse suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Investia Services Financiers Inc.
6700, boul. Pierre-Bertrand, bureau 300
Québec (Québec) G2J 0B4
1 888 684-5548
investia@investia.ca


PRÉOCCUPATIONS ET PLAINTES

Nos employés et représentants peuvent répondre à vos questions et préoccupations en ce qui concerne la protection de vos renseignements personnels. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse susmentionnée.

Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être acheminée au responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse figurant ci-dessus

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Une filiale de iA Groupe financier